Новая информационная технология - информационная технология с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Основными принципами новых компьютерных технологий являются: - интерактивный режим работы с компьютером; - интегрированность с другими программными продуктами; - гибкость процесса изменения постановок задач и данных.
Информационные технологии включают в себя:
- Техническое обеспечение: аппаратура, каналы связи, и т.д.
- Системное программное обеспечение: ОС, СУБД, встроенные базовые системы
- Прикладное программное обеспечение: бизнес-приложения
Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.
В последние десятилетия менеджмент в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, перешел на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл — выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.
Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.
Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “ электронную почту”. К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:
1. персональные компьютеры, объединенные в сети;
2. электронные пишущие машинки;
3. текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);
4. копировальные машины;
5. коммуникационные средства, телефонную технику;
6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7. средства для обмена информацией — “электронная почта”;
8. видеоинформационные системы;
9. локальные компьютерные сети;
10. интегрированные сети учреждений.
их решения.
Для более эффективной организации и использования информации многими западными фирмами были разработаны информационные системы менеджмента (ИСМ). Информационная система менеджмента – это система сбора информации, обрабатывающая и представляющая ее в форме, наиболее удобной для принятия на ее основе решений, и распределяющая ее между конечными пользователями. Хорошая информация должна быть точной, своевременной, уместной, легко доступной и представленной в необходимом формате.
Мощь информационных систем менеджмента используется многими западными компаниями. Например, корпорация XEROX использует свои ИСМ для посылки и получения электронной почты, обзорных отчетов, финансовых документов, для изучения информации по потребителям и рынкам сбыта, а также для получения самых последних новостей. В компании 3М информационные системы менеджмента используются для капитализации сэкономленных на издержках средств и внедрения инновационных технологий. ИСМ позволяют 3М пользоваться децентрализованной системой управления, обеспечивающей наибольшую гибкость в принятии решений. Это достигается за счет увязки ИСМ в региональных представительствах компании в одну большую сеть, регулирующую критические аспекты деятельности фирмы в целом. Данные по финансам, управлению персоналом и инженерными проектами могут быть легко пересланы из одного представительства в другие, а также консолидированы в штаб-квартире компании с целью получения общей картины деятельности фирмы. Подобная интеграция децентрализованных усилий позволяет значительно экономить время и средства.
Для разработки конкретных ИСМ необходимо прежде всего установить цели ее создания, определить возможные ограничения, определить источники получения информации и каналы ее редистрибуции, и только затем приступать к конкретному планированию. В процессе разработки необходимо обеспечить тесные контакты между разработчиками и собственно конечными пользователями. Следует помнить, что целью создания информационных систем является обеспечение информационной поддержки менеджеров при принятии ими решений. Эта поддержка заключается в следующем:
Своевременное предупреждение менеджеров о возможных проблемах в будущем.
Получение информации, используемой при принятии решений Автоматическое принятие системой мелких решений, не требующих вмешательства менеджера.
Автоматизация рутинных операций. Ограничения при разработке информационных систем менеджмента могут быть обусловлены как внешними, так и внутренними причинами. Внешние ограничения включают в себя правовые вопросы, запросы потребителей и нужды поставщиков. К внутренним ограничениям относятся издержки по разработке ИМС, доступность рабочей силы к использованию в качестве персонала, направления политики фирмы и технические характеристики компьютера, на основе которого разрабатывается ИМС.
Следующим шагом после определения целей создания информационной системы является ясное определение целей использования информации. Конкретные цели зависят от менеджера, который этой информацией будет пользоваться. Некоторым нужна сложная компьютеризированная система, для других ИМС должна быть как можно более простой. Одним нужны только факты, другим – информация, конкретно необходимая в текущей ситуации. По определении целей использования информации можно определить и источники ее получения.
Затем необходимо собственно «собрать» систему. Для этого надо сначала обозначить все потоки информации, как то, например, отчеты по маркетинговой деятельности и продажам, определить способ хранения информации, метод ее ввода в систему, а также оборудование, которое для этого будет использоваться. Так как для решения одной задачи можно теоретически разработать множество различных систем, то необходимо также учитывать конечную стоимость информационной системы, ее технические характеристики и приемлемость для конкретного пользователя.
При введении системы в действие нужно научить всех потенциальных пользователей работе с ней, объяснить принцип ее действия, а также показать, какие именно выгоды несет использование системы. В дальнейшем для улучшения работы ИМС полезно также производить опросы о ее работе среди сотрудников организации.
В 2003 году в группе компаний «Связьинвест» стартовал крупнейший в России проект по внедрению ERP-системы. Его окончание запланировано на 2008 год. О первых результатах проекта рассказывает директор департамента информационных технологий ОАО «Связьинвест» Игорь Пожидаев.
В 2002 году началась крупнейшая акция по реорганизации предприятий фиксированной связи, входящих в состав группы «Связьинвест». В итоге из 72 региональных «Электросвязей» получилось 7 межрегиональных компаний (МРК). Географически МРК совпали с делением страны по федеральным округам. Каждая МРК по своей емкости сравнима с крупными европейскими телекоммуникационными компаниями – на одну МРК в среднем приходится по 3 – 5 млн абонентов и 4 – 5 млн линий фиксированной связи.
«Западный телекоммуникационный бизнес развивался десятилетиями. А управление МРК нужно было перестраивать взрывообразно, – рассказывает директор департамента информационных технологий «Связьинвеста» Игорь Пожидаев. – Развитие компаний группы «Связьинвест», повышение конкурентоспособности, рост капитализации и привлекательности для инвесторов – все это неразрывно связано с внедрением современных информационных технологий».
В разработанной консалтинговой фирмой Accenture программе по построению новой корпоративной структуры, помимо прочего, была предусмотрена перестройка ИТ-системы компаний «Связьинвеста». На основе проведенного в 2003 году компаниями Accenture и «Юникон» анализа рынка информационных систем управления предприятием, которые могут быть использованы в корпорациях масштаба МРК, было принято решение остановиться на системе, построенной на базе Oracle Business Suite. Генеральным подрядчиком для реализации данного проекта выбрали компанию «Открытые технологии».
Цели проекта состояли в следующем: повысить капитализацию компаний, улучшить качество управления персоналом и финансами, а также структуризировать документооборот.
Во всех семи МРК были созданы центры обработки данных. Эти данные размещаются на мощном сервере, который может одновременно обслуживать от 5000 до 15 000 пользователей. «Преимущество данного решения заключается в том, что у нас будет единая система, – рассказывает Игорь Пожидаев. – С точки зрения ИТ мы получаем много преимуществ. Самое главное – это единое место сбора и анализа информации, полученной со всех структурных подразделений МРК. Большой плюс с точки зрения управления бизнесом заключается в том, что обработка одной и той же информации после полного внедрения системы не будет дублироваться – ввод данных в систему станет осуществляться только один раз. Пока же у нас в региональных филиалах одна и та же информация вводится несколько раз. Потом ее собирают и передают в отчеты, а при такой технологии появляются ошибки».
К моменту начала реструктуризации в «Связьинвесте» использовалось более 100 различных информационных систем. Отчетность собиралась в течение нескольких месяцев. На уровне холдинга подготовка отчета занимала примерно полгода. С точки зрения управления бизнес-процессами прозрачность компаний «Связьинвеста», как и в любой другой фирме, использующей много разрозненных систем, оставляла желать лучшего.
Кроме того, перед интеграторами стоит серьезная задача по разработке единой нормативно-справочной информационной базы, в которой бы описывались бизнес-процессы, структура компании, должности и т. п.
В июне 2003 года советы директоров всех МРК рассмотрели вопрос о внедрении в своих компаниях ERP-систем. Затем в июле этот вопрос был обсужден на совете директоров ОАО «Связьинвест». «Реакция у МРК была неоднозначной, – вспоминает Игорь Пожидаев. – Во-первых, проявилась боязнь перемен. Во-вторых, те, кто отчетливо представлял себе, что такое внедрение информационной системы, относились к этому очень осторожно. Они знали, что в результате увеличится нагрузка и на персонал, и на руководителей. С другой стороны, могу сказать, что практически во всех компаниях генеральным директорам удалось создать команду единомышленников».
«Уплотнение» времени
Первоначальные с точки зрения бизнеса результаты внедрения ERP-системы будут получены лишь к концу 2006 года, когда полностью завершится этап внедрения первого релиза мастер-системы. Однако о некоторых положительных итогах можно говорить уже сейчас. В 2003 году в «Связьинвесте» на уровне генеральной дирекции был впервые создан департамент по информационным технологиям. Вопросами ИТ в некоторых электросвязях занимались связисты, а не «айтишники». «Мало у кого имелось представление об истинных обязанностях технического специалиста, который должен обеспечивать правильное функционирование системы, правильные настройки, достаточную мощность системы и ее бесперебойную работу», – вспоминает Игорь Пожидаев. В 2004 году была разработана стратегия развития ИТ на уровне «Связьинвеста». ИТ-службы стали подразделениями, которые действительно начали принимать участие в принятии бизнес-решений.
Другим важным результатом внедрения ERP-системы стало то, что во всех МРК появилось понимание необходимости унификации бизнес-процессов в филиалах. Компания «Открытые технологии» привлекла к выполнению проекта в качестве субподрядчиков ведущие российские консалтинговые и ИТ-компании. В результате для компаний «Связьинвеста» была создана единая нормативно-справочная документация. На плечи специалистов «Открытых технологий» легла и координация всех подготовительных работ проекта – определение требований к системам, сбор и оценка данных о текущем положении, анализ учетных систем и пр.
Игорь Пожидаев считает, что внедрение информационной системы поспособствовало перестройке образа мышления многих сотрудников. Ведь люди полностью осознают степень полезности той или иной новации лишь тогда, когда начинают получать от нее отдачу: не раньше и не позже.
«Важность проекта заключается в том, что он закладывает фундамент будущего развития компании, – говорит генеральный директор «Уралсвязьинформа» Анатолий Уфимкин. – Созданное в рамках проекта внедрения Oracle E-Business Suite единое информационное пространство позволит улучшить контроль за бизнес-процессами всех структурных подразделений МРК и значительно повысить качество и своевременность управленческих решений. В частности, одним из самых показательных достижений станет существенное сокращение сроков получения консолидированной отчетности. Задачи, решение которых раньше требовало нескольких недель, будут выполняться за считанные часы».
Для помощи в развертывании мастер-системы во всех компаниях «Связьинвеста», а также в материнской компании был создан глобальный центр компетенции. Единая мастер-система создается для всех семи МРК. Генеральная лицензия, которая была приобретена у Oracle, включает в себя 13 модулей (управление персоналом, раздельный учет затрат, учет основных средств, дебиторы, кредиторы, движение денежных средств, управление договорами и т. д.). Весь функционал разбит на три этапа – релизы.
В 2004 году была закончена разработка мастер-системы первого релиза, который включает в себя управление персоналом и учет основных средств – незначительную часть от всего функционала. Для внедрения мастер-системы первого релиза в МРК были созданы организационные структуры управления, в настоящее время ведутся работы по построению системы дистанционного обучения.
Мастер-система создана, исходя из общих требований МРК с точки зрения бизнес-процессов, чтобы доработки в компаниях во время внедрения были минимальными. «Иначе нам потом будет сложно поддерживать эту систему», – поясняет Игорь Пожидаев.
Внедрение первого релиза началось в январе 2005 года – во всех семи МРК проекты стартовали в соответствии с графиком. Внедрение осуществляется в два этапа: подготовка мастер-системы на базе центров обработки данных и развертывание в структурных подразделениях. «Программа внедрения Oracle в МРК предполагает длительное отвлечение от оперативной работы большого количества самых квалифицированных сотрудников, – говорит Дмитрий Самойлов, заместитель гендиректора по корпоративному развитию «Уралсвязьинформа», директор проекта внедрения. – Это вносит некоторые сложности в процессы управления. Однако одновременная реализация всех функций потребовала бы гораздо большего времени и стала бы для нашей компании, включающей семь филиалов, шоком, способным парализовать всю ее деятельность».
Развертывание, в свою очередь, выполняется по «волнам». «Волны» – это группы филиалов, которые объединены по принципу очередности проведения в них работ по установке ERP-системы. В каждой МРК сформированы группы филиалов, которые относятся к «первой волне», «второй волне» и «третьей волне». В одну «волну» входит от трех до пяти региональных филиалов. Уже к концу 2005 года на Урале и в Сибири будет завершено развертывание «первой волны» – мастер-системы первого релиза. Развертывание «третьей волны» планируется закончить к середине 2006 года.
Для поэтапного тестирования мастер-системы, которое в обязательном порядке предшествует ее внедрению, в каждой МРК создан локальный центр компетенции. Помимо их представителей в тестировании принимают участие и представители материнской компании.
Если вопросы, которые возникают на этапе внедрения, являются общими для всех МРК, то они обрабатываются централизованно на уровне глобального центра компетенции.
Первый этап тестирования в МРК заключается в том, что на месте проверяется готовность технического и программного комплекса. Этот этап все компании «Связьинвеста» уже прошли.
В настоящее время идет второй этап тестирования. На этом этапе со стороны МРК выдвигаются дополнительные требования с точки зрения приспособленности ERP-системы к локальным условиям. После второго этапа тестирования систему ждет еще «страховочный» финальный этап.
Из-за того, что бизнес-процессы в каждой МРК были выстроены по-разному, требования по доработке мастер-системы исчисляются сотнями. Только на начальном этапе тестирования таких требований набралось более 400. Правда, после квалифицированной оценки большая часть из них была признана несостоятельными: проверку на актуальность прошли лишь 80 требований. Специалистам глобального центра пришлось объяснять управленцам МРК, в каком виде каждое их требование уже учтено в готовой системе.
Параллельно с внедрением должны быть определены старые системы, которые будут сохранены в МРК. А от тех систем, функции которых будет выполнять новая, естественно, избавятся.
«Раньше каждый руководитель электросвязи был самостоятельной единицей. После реструктуризации они стали руководителями филиалов. Это серьезный психологический фактор, – рассказывает Пожидаев. – Только сейчас, спустя полтора года, появилось понимание, что внедрение новой системы стало катализатором преобразований в компаниях».
Компания «Аква+» автоматизирует свой бизнес с помощью комплексного решения на базе Microsoft Project 2003 и Microsoft Small Business Server 2003
При относительно небольшой численности сотрудников компания «Аква+» ведет значительное количество длительных по времени проектов, ведение каждого из которых и портфеля проектов в целом превращалось в непростую задачу, требующую значительного напряжения сил компании. Для наведения порядка в проектной деятельности и повышения эффективности бизнеса в компании было внедрено комплексное решение на основе продуктов Microsoft Office Enterprise Project Management и Microsoft Windows Small Business Server 2003. Решение позволило повысить конкурентоспособность компании на рынке проектирования автоматизированных систем управления технологическими процессами.
О компании
ЗАО «Аква+» — одна из ведущих инжиниринговых компаний, занимающаяся проектированием, созданием и вводом в эксплуатацию автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУ ТП). ЗАО «Аква+» образована в 1996 году как совместное предприятие, учредителями которого являются МГП «Мосводоканал» и корпорация Emerson Electriс, США.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
