Подготовил:
Слушатель 676 группы
Усанников А.Д.
Белгород – 2008
Введение
Предлагаемое учебное пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности подразделения ОВД и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов.
Знание вопросов современного документирования практической деятельности и организации работы с документами поможет работникам ОВД работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении управленческих задач и задач борьбы с преступностью.
Содержание пособия: общие положения организации делопроизводства в системе МВД РФ; порядок подготовки и оформления документов; состав и порядок оформления реквизитов ОРД; составление номенклатуры дел и формирование дел; состав и техническое обслуживание пишущей машины; основы машинописи.
Цель данного учебного пособия – оказать помощь курсантам и преподавателям в изучении правил оформления организационно-распорядительной документации машинописным способом и с использованием современной компьютерной техники, в применении стандартных программных продуктов для автоматизации делопроизводственной деятельности.
В пособии рассматриваются наиболее популярные приложения Microsoft Office – MS Word и MS Excel. Приводятся примеры использования программных продуктов при создании конкретных форм документов.
Учебное пособие ориентировано на курсантов, преподавателей и практических работников.
Глава 1. Основы делопроизводства в ОВД
В целях совершенствования организации делопроизводства и порядка работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России утверждена Инструкция по делопроизводству - Приказ МВД РФ № 150 от 1 марта 1999 года.
Данный документ разработан в соответствии с федеральными законами и иными нормативными актами, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Государственными стандартами РФ и определяет единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами, письменными и устными обращениями граждан и народных депутатов в главных управлениях, управлениях и иных подразделениях МВД РФ.
1.1. Общие положения
Документы Министерства внутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имущество министерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы РФ, Инструкцией по делопроизводству и иными документами МВД РФ.
Деятельность Министерства внутренних дел РФ обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется исходя из компетенции министерства кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллективный), объемом и характером взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.
Результаты оперативно-розыскной деятельности, расследования уголовных дел отражаются в оперативно-служебных или процессуальных документах, делопроизводство по которым осуществляется отдельно, специально уполномоченными на то сотрудниками.
Порядок ведения секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел (Приказ МВД СССР от 10.01.90 г. № 05 "О мерах по укреплению режима секретности в системе МВД СССР" действует на территории РФ впредь до издания новых законодательных актов РФ по этому вопросу).
Правила подготовки нормативных актов в центральном аппарате МВД РФ регламентируются специальным нормативным актом МВД России (Приказ МВД России от 23.09.92 г. №340 "О мерах по совершенствованию правовой работы в системе МВД России").
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, устными и письменными обращениями граждан и народных депутатов, своевременность и качество их исполнения, а также за обеспечение надлежащих условий работы сотрудников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на начальника Аппарата Министра, начальников главных управлений, управлений и иных структурных подразделений министерства.
Непосредственно организуют и отвечают за состояние делопроизводства в подразделениях министерства начальники секретариатов (канцелярий).
Сотрудники подразделений министерства несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и сохранность служебных документов.
При уходе сотрудника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому сотруднику по акту или описи.
При обнаружении утраты служебных документов сотрудники должны немедленно доложить об этом руководителю соответствующего подразделения, а также сообщить в установленном порядке в Аппарат Министра внутренних дел РФ.
Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.
Передача документов, их копий (регистрационных карточек) из подразделений министерства работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя соответствующего подразделения (секретных сведений - только с письменного разрешения руководителя подразделения).
Общие положения распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемые и иные документы, независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации также должны отвечать требованиям организации документооборота в системе МВД.
Методическое руководство работой с документами в подразделениях министерства, контроль за соблюдением установленной системы делопроизводства, а также разработка и осуществление мер по рационализации делопроизводственных процессов, сокращению служебной переписки, устранению бюрократизма и волокиты при исполнении документов возлагается на Аппарат Министра.
Задачи, функции, порядок работы Аппарата Министра регламентируется положением о нем, утвержденным Министром внутренних дел РФ. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности подразделений министерства, определяются должностными инструкциями, утверждаемыми соответствующими руководителями.
Аппарат Министра в целях систематизации учета служебных документов составляет перечень индексов, присваиваемых подразделениям министерства и его корреспондентам, который ежегодно корректируется в установленном порядке.
Подразделениям, входящим в состав, либо находящимся в оперативном подчинении главного управления, управления или подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, присваивается свой номер, добавленный к основному индексу через дробную черту (12/2 и т.п.).
Аппарат Министра регулярно проверяет состояние делопроизводства в подразделениях министерства, оказывает им соответствующую практическую и методическую помощь, о результатах проверок информирует их руководителей, докладывает руководству министерства.
1.2. Порядок подготовки и оформление документов
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации, а именно:
документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам;
в документе не должно быть помарок и исправлений;
документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями ведомственных инструкций;
содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным и кратким.
В деятельности подразделений Министерства внутренних дел используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные целевые программы, международные договоры РФ и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.
Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.
Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.
Требования к оформлению и месту расположения реквизитов установлены ГОСТом Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Формы документов также должны соответствовать требованиям ГОСТа. На его основе проектируются бланки документов. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации.
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.
Бланк для писем включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации. В бланке для писем обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк для писем может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации.
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа. В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по ОКУД.
Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.
Бланки документов изготавливаются, как правило, типографским способом на бумаге различных форматов, которые подразделяются на классы, обозначающие размер формата бумаги. Ряды форматов построены по принципу деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Площади смежных форматов относятся как 1:2.Формат А имеет 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой и цифрой класса (А4, А5 и т.д.). Основным потребительским форматом является формат А0, площадь которого равна одному квадратному метру. Наиболее употребительные форматы:
А3 (297х420 мм),
A4 (210х297 мм),
А5 (148х210 мм),
А6 (105*148 мм) – для поручений.
Формат А13 примерно равен размеру почтовой марки.
Значение стандартов бумаги определяется тем, что они закрепляют ограничительные положения для размеров формата бумаги. Со стандартами бумаги связано применение множительной техники, вопросы регистрации документов, контроля исполнения, экспедиционные работы, их хранение в документационной службе и архиве.
1.3. Порядок оформления документов
Прежде чем начать печатать документ, необходимо установить левое и правое поля листа. ГОСТ предусматривает поля следующих размеров (не менее): левое поле листа равно 20 мм (нулевое положение табулятора), правое и нижнее поля - 10 мм. Верхнее поле - 20 мм.
Расстановка знаков препинания. Знаки препинания ставят непосредственно после последней буквы слова. После них обязательно делают пропуск. Тире пишут с промежутком до и после него. Если этот знак не умещается в конце строки, то его переносят в новую строку. Знак тире используют как знак переноса, дефиса и знак минуса.
Дефис всегда пишут без промежутков между словами. Этот знак переносить на следующую строку нельзя.
Многоточие ставится для обозначения незаконченности высказывания, заминок в речи, в цитатах для указания на пропуски слов и предложений. Оно изображается в виде трех точек, поставленных подряд. Знак многоточия пишется без промежутков до и после слова. Знаки вопросительный и восклицательный сохраняются перед многоточием, при этом многоточие после них уже делается двумя точками.
Сочетание знаков препинания. В сочетании знаков препинания промежуток между знаками не делают. Исключением является знак тире. Знак тире во всех сочетаниях знаков препинания отделяют с двух сторон промежутком.
При сочетании запятой и тире сначала ставят запятую, а затем тире. Промежуток между запятой и тире обязателен. Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие в сочетании с кавычками ставятся только после кавычек. Промежутков между ними и кавычками не делают.
Запятая, точка с запятой, двоеточие и тире ставятся только после закрывающейся скобки. После закрывающейся скобки, кавычек, которыми заканчивается предложение, ставится знак препинания, требуемый предложением в целом, независимо от того, какой знак может стоять перед закрывающейся скобкой или кавычками.
Знаки вопросительный, восклицательный и многоточие ставятся перед закрывающимися кавычками, если они относятся только к словам, заключенным в кавычки.
Правила переносов. В качестве знака переноса используется знак «дефис», который пишется слитно с непереносимой часть слова. Переносы слов, как правило, делают по слогам. Сложные слова переносят по составным частям. Нельзя разбивать переносом буквенные аббревиатуры, например, МВД, ГИБДД, ОРД, ОБНОН и т.д. Нельзя разбивать переносом условные графические сокращение типа: т.д., и пр., и др. Нельзя переносить сокращенные обозначения мер, отрывая их от цифр, указывающих число измеряемых величин. Нельзя разбивать переносом знаки (№, % и др.) от цифр. Нельзя оставлять в конце строки открывающуюся скобку и открывающиеся кавычки.
Употребление прописных букв. С прописной буквы пишется первое слово текста, а также первое слово после точки, многоточия, вопросительного и восклицательного знаков, заканчивающих предложение.
С прописной буквы пишется первое слово цитаты, приводимой и не с начала предложения, но начинающее собой предложение. С прописной буквы пишется первое слово рубрик перечисления, если у цифр или литер, которыми рубрики обозначены, стоит точка.
С прописной буквы пишутся имена, отчества, фамилии, прозвища, клички, псевдонимы. В сложных фамилиях, пишущихся через дефис, каждая часть начинается с прописной буквы.
С прописной буквы пишутся собственные географические названия. В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы.
В названиях улиц, переулков, площадей и т.д. все слова, кроме родовых обозначений, пишутся с прописной буквы. В названии железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов все слова, кроме родовых обозначений, пишутся с прописной буквы. Названия станций метро заключаются в кавычки и первое слово пишется с прописной буквы.
Пишется с прописной буквы первое слово в названиях праздников и знаменательных дат. С прописной буквы пишется первое слово в названии научных учреждений, учебных заведений, промышленных и торговых предприятий.
С прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена в составных названиях важнейших документов, государственных законов.
Числа. Многозначные целые числа разбивают на группы (по три цифры) справа налево, начиная с четырехзначных. Например: 465 697, 46 395 305. Точку в пробелах между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается, цифры разбиваются пробелом.
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номера в марках машин и механизмов. Например: № 5748493903.
Для обозначения буквенно-цифровой формы чисел рекомендуется сокращать следующим образом: 20 млрд, 12 млн, 564 тыс. В конце сокращения млрд, млн точка не ставится.
Дробные числа пишутся через косую черту. Например: 4/5. Десятичные дроби, как и целые числа, делятся пробелами на группы по три знака в каждой, но после запятой в обратном направлении по сравнению с целыми числами. Например: 64,476 385.
Для обозначения диапазона значений используют многоточие ... и предлоги от и до.
Номера телефонов отделяются пробелом. Например: 354 56 57. Двойные номера домов пишутся через косую черту. Например: ул.Горького 71/70. Литерные номера домов пишутся слитно с номером. Например: Пушкинский пер., д.7а.
Количественные числительные в документах предпочтительно писать в цифровой форме. Например: Сбор состоится в 14 часов. Хорошим тоном делопроизводства является обозначение числительных от одного до десяти в буквенной форме.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, имеют падежные окончания, которые пишутся через дефис. Например: 3-я линия, 5-й этаж.
Для письма римских чисел используют прописные буквы: П - два, Ш - три, У - пять, Х - десять, Л - пятьдесят, С - сто, Д - пятьсот, М - тысяча. Остальные римские цифры составляют путем комбинаций.
Буквенно-цифровые обозначения пишут слитно или через дефис.
Сокращения. Сокращения слов, применяемые в документах, должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и сокращениям, принятым в классификаторах технико-экономической информации.
Отдельные слова, если они стоят при именах собственных или цифровых величинах, сокращают одной буквой с точкой или несколькими буквами. Во множественном числе ставят две буквы без точки между ними. То есть удвоенное однобуквенное графическое сокращение пишется слитно, а точку ставят только в конце.
Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутка между ними.
После сокращенных слов с точкой рекомендуется не делать промежутков, так как эта точка не означает законченной мысли, а указывает на сокращенное слово.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
