10. Закажите специальное оборудование.

Для демонстрации продукции понадобятся электроснабжение, вода, сжатый воздух и др. Для подачи воды нужен водопровод, для доставки сжатого воздуха – баллоны. Если требуется повышение напряжения, нужно точно определить, какое. Помните, что машины в движении смотрятся более эффектно, нежели стационарные. Но вы должны строго подчиняться технике безопасности.

 11. Организуйте уборку стенда.

Пыль и отпечатки пальцев не украсят ваши экспонаты. Организаторы обычно производят уборку проходов, но вы должны позаботиться о своем стенде и нанять рабочих, чтобы они ежедневно его убирали.

12. Закажите водопроводную систему и канализацию.

 Если вам нужно слить воду или отходы, убедитесь, что это не вызовет затопление, и что вы в случае необходимости сможете отключить систему, не разбирая стенда. Если вы используете цистерну или резервуар, в день закрытия выставки содержимое нужно слить.

13. Закажите дополнительное оборудование: мебель, цветы, телефоны.

Эти услуги организаторы часто предоставляют по сниженным ценам. Если устроители телефонами не обеспечивают, закажите мобильную связь. Если она вам по карману. Узнайте ваш номер телефона заранее, чтобы сообщить его коллегам и деловым знакомым. Проследите, чтобы ночью телефон был отключен. Самовольные звонки сотрудников за рубежом обходятся недешево.

14. Оформите страховку.

Обсудите все с вашим страховым агентом. На выставке всегда есть риск, который ваш страховой полис не всегда сможет покрыть, и организаторы согласно своим правилам предъявят претензии.

Наряду со страхованием ценных экспонатов вы должны предусмотреть страховое обеспечение на такие непредвиденные случаи, как отмена, перенос или сокращение сроков выставки. Дополнительное страхование обходиться дешевле, если оно добавляется к ранее оформленной страховке.

15. Подготовьте выставку с названием фирмы.

Поместите на фризе название вашей фирмы или группы фирм, которое хорошо известно. Сокращения допустимы только в том случае, если они хорошо знакомы. Торговые названия выносить на вывески не рекомендуется. Посетитель находит ваш стенд по знакомому названию или фирменному знаку, поэтому их проходов он должен быть так же хорошо виден, как на стенде.

16. Утвердите проект оформления стенда.

В какой-либо экстравагантности экспозиции нет необходимости: когда стенд будет заполнен народом, его попросту не будет видно. Простой, но тщательно оформленный стенд, желательно с добавлением движущихся деталей, которые привлекают внимание, - самый лучший вариант. Помните, что для многих ваш стенд отождествляется с вашей компанией. Это ее единственная визуальная характеристика, как для ваших клиентов, так и для тех, кто видит вас впервые.

17. Согласуйте проект стенда с организаторами.

Проект стенда должен соответствовать государственным и местным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться с вашим проектом. Правда, это необязательно, если вы заказываете модуль.

18. Оформите заявку на подрядчика.

Если же вы нанимаете подрядчика, с которым вы или ваш дизайнер уже работали, вы обязаны принять его расценки. Если же вы решили нанять другого, то убедитесь, что проект полностью вами утвержден. Придерживайтесь спецификации вашего дизайнера, какие-либо изменения в последний момент увеличат расценки.

19. Наймите и проинструктируйте подрядчика, который будет работать на стенде.

Из полученных расценок выберите те, которые вас наиболее устраивают. Директор выставки совместно с дизайнером и исполнительным составом должен определить зоны ответственности на период сборки стенда. К примеру, кто будет отвечать за доставку экспонатов, за их упаковку и отправление обратно?

20. Обсудите рабочие детали с подрядчиком.

Убедитесь, что подрядчику известно, какие части стенда должен комплектовать он, а какие будут доставлены. Укажите сроки доставки печатного оборудования, если это является частью проекта стенда.

21. Закажите сооружение стенда, монтаж оборудования.

Отвечает за это подрядчик, но вы должны его контролировать. Ошибки встречаются часто, только замечаешь их слишком поздно. Сделайте так, чтобы с вашим стендом так не произошло. Постарайтесь сами заметить ошибки до того, как в день открытия их увидят все. Проверьте работу машин дважды: до окончания работ, и после установки.

22. Найдите дополнительный персонал для работы на стенде.

Обслуживание стенда – это не дополнительный приработок, и оно не должно превращаться в праздник для персонала. Решите сами, сколько человек там должно находиться в каждый определенный момент времени, и направьте туда самых лучших торговых и технических работников. Обеспечьте достаточное количество специалистов для демонстрации вашей продукции в любое время с учетом часов пик. Организуйте перерывы для отдыха. Старайтесь сохранять на стенде один состав персонала в течение всей выставки, чтобы он день ото дня совершенствовал свой опыт и работал слаженно. Помните, даже в футболе разрешается менять игроков только дважды.

23. Назначьте ответственных работников стенда из штата для работы на стенде.

Предупредите сотрудников, что в их рабочем графике и, естественно, в личной жизни произойдут изменения. Все праздники придется отменить. Быть может ваш главный продавец запланировал медовый месяц или переезд на новую квартиру.

24. Обучите персонал работе на стенде.

В первые дни работы на выставке экспонент тратит больше времени, отвечая на вопросы обслуживающего персонала, чем на работу с посетителями. Обучите персонал коллективной работе, и он будет действовать как единая команда. Расскажите им, какие цели преследует ваша компания, участвуя в этой выставке. Расскажите все о выставке, а также о тех отраслях промышленности на которые она нацелена. Объясните, как нужно вести себя с «промышленными шпионами» и как с представителями конкурирующих фирм.

25. Составьте график работы персонала на стенде.

Лучше всего установить короткие периоды работы с перерывами. На два часа работы достаточно перерыва 20 минут. Убедитесь, что персонал хорошо знает установленное время перерывов, планировку выставочного павильона и как пройти со стенда в то место, где можно отдохнуть. Спланируйте работу во время наибольшего наплыва посетителей. Данные о количестве посетителей в определенные часы можно взять у организаторов.

26. Пригласите своих агентов из-за рубежа.

Вашим агентам за рубежом необходимо послать наиболее полную информацию о вашем участии в выставке за несколько месяцев до ее открытия. Для заключения экспортных контрактов не забудьте пригласить и других экспертов из-за рубежа. Информируйте их письменно обо всех новых достижениях, которые вы собираетесь представить на этой выставке.

27. Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице для своего персонала и зарубежных агентов.

Сделайте это заранее. Другой участник выставки сделает то же самое, и мест может не быть. При расселении персонала проследите, чтобы гостиница была не самой дорогой и располагалась близко к выставочному центру и недалеко от города.

28. Подготовьте список посетителей.

Время, затраченное на подготовку пофамильного списка посетителей, окупиться впоследствии. Ищите новые фамилии для новых дел, обратитесь к существующим контактам для продолжения сотрудничества. Обзвоните основных клиентов и выясните, в какой день и в какое время они посетят стенд.

29. Закажите пригласительные билеты.

Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае Вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия либо платить за вход на выставку.

30. Разошлите пригласительные билеты.

Доставка пригласительных билетов может быть поручена представителю вашей фирмы. Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе утеряются, но и не слишком поздно, иначе у ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки.

31. Отправьте приглашение за границу.

Не исключено, что ваши зарубежные партнеры, возможно планируют на это время деловую поездку. Тогда они смогут посетить вашу выставку по пути. В любом случае вы должны представить им эту информацию.

32. Организуйте рассылку приглашений в своей стране.

Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет письмо или каталог, а может быть приглашение на прием. Решите, что вы можете позволить, и что может наиболее привлечь нужного вам посетителя.

33. Спланируйте рекламную и информационную работу.

Попросите ваших специалистов в области рекламы разработать скоординированный план на основе всех доступных средств массовой информации. Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставкой в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, котрые есть у организаторов.

34. Договоритесь о дополнительной рекламе.

Ваши обычные рекламные объявления в коммерческой, торговой и технической прессе должны сообщать о вашем участии в выставке, дате ее открытия и месте проведения. Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы бы могли использовать.

35. Поместите дублирующую рекламу в зарубежной прессе.

Реклама за рубежом может иногда помочь и в продвижении торговли а Вашей стране. Поговорите заранее с вашим зарубежным агентом, возможно, он хочет пригласить ценных клиентов на вашу выставку. Этот визит необходимо спланировать заранее.

36. Используйте нетрадиционные виды рекламы.

Участие в выставке может потребовать дополнительной рекламы, не запланированной заранее. Узнайте, не предоставляют ли организаторы для этого какие-то возможности. Плакаты, расклеенные в выставочном зале, помогут привлечь посетителя на ваш стенд.

37. Отправьте пресс-релизы за рубеж.

Рекламу на разных языках с одобрительными отзывами о вас клиентов нужно разослать в виде фотокопий куда только возможно. Пошлите копию и зарубежным агентам. Пользуясь своим влиянием, они, возможно смогут опубликовать ее в прессе. Одновременно пошлите пресс-релизы и фотографии редакторам изданий.

38. Закажите заранее место для рекламы в прессе.

Хорошо подготовленный пресс-релиз в коммерческом и техническом издании может повысить интерес к вашей продукции до, во время и после выставки.

39. Подготовьте фотографии вашей продукции для прессы.

Вам могут понадобиться фотографии для массовой рекламы, буклетов, или литературы. Фотографа нужно проинструктировать по каждому из этих пунктов отдельно. Копии нужно оставить и в пресс-офисе организаторов и журналистов. Конечно же, у вас должны быть только профессионального фотографа, будьте разборчивы, покупайте только те фотографии, которые вам подходят, и не заказывайте больше, чем требуется.

40. Поместите рекламу в каталог выставки.

Возможно, это самое лучшее средство рекламы. Каталогом можно пользоваться как справочником еще долго поле окончания выставки. Укажите в нем название вашей фирмы, адрес, телефон, номер телекса. Текст должен содержать информацию о выставляемой продукции, чтобы покупатели использовали каталог в качестве справочника, и могли найти контакт с авми.

41. Подготовьте коммерческую литературу для распространения на стенде.

Коммерческую литературу лучше разделить по категориям: качественный, недорогой раздаточный материал для раздачи случайным посетителям и более дорогие брошюры для раздачи посетителям, проявляющим действительный интерес и оставляющим свом фамилии и адреса. И той и другой литературы должно быть достаточно.

42. Закажите услуги переводчика.

Обеспечьте перевод информационных материалов. Постарайтесь все переводы проверить заранее в соответствующих странах. Конечно, для этого потребуется время, но если вы хотите выглядеть солидным экспортером, сделайте это.

43. Предусмотрите типографские работы.

Совместно с дизайнером по печати и наборщиком составьте график работы. Ночные печатные работы в спешке и панике обойдутся вам гораздо дороже.

44. Составьте график выполнения типографских работ.

Постарайтесь доставить печатный материал хотя бы за месяц до открытия. Самые первые экземпляры нужно отправить главным покупателям, а обслуживающий персонал стенда должен хорошо знать информацию, которая в них содержится. Исключите доставку литературы на стенд прямо из типографии. В таких случаях она часто теряется и становиться предметом ненужных волнений.

45. Подготовьте пресс-релиз №1.

Он должен быть готов за месяц до начала выставки. Это сообщение должно содержать общую информацию об участии вашей фирмы в выставке, короткие сведения о новых видах продукции. Сообщение должно быть выпущено большим тиражом.

46. Подготовьте пресс-релиз №2.

Это сообщение предназначено для коммерческих и технических изданий. В нем должно быть больше детально информации о вашей продукции, а так же фотографии, иллюстрации, отзывы художника о вашей экспозиции, фотографии стенда и моделей продукции.

47. Еще раз убедитесь, что вся реклама должным образом размещена, что из всех редакций присланы копии ваших объявлений.

Убедитесь в наличии самых последних расценок на рекламу, адресов, фамилий агентов, которые вам понадобятся на стенде в день открытия.

48. Подготовьте пресс-релиз №3.

Это сообщение должно привлечь внимание местной прессы.

49. Подготовьте пресс-релиз №4.

Это сообщение должно содержать основной материал вашего фирменного издания и может включать информацию о росте вашей компании и другие дополнительные сведения.

50. Организуйте работу пресс-центра.

Организаторы отвечают за рекламу выставки в целом, рекламировать отдельных экспонентов или их продукцию они не обязаны. Поэтому подумайте о создании своего собственного пресс-центра прямо на стенде или в отдельной комнате, расположенной рябом. Постарайтесь, чтобы приемы журналистов не совпадали по времени с приемом ваших конкурентов. Назначайте прием на такое время, чтобы журналист успевал подготовить материал в набор.

51. Разошлите приглашения на приемы.

За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о приеме. Решите, кто из ваших подчиненных произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы.

52. Подготовьте дополнительный информационный материал в полном объеме: копии речей, фотографии.

Убедитесь, что в буфете знают, когда начать, и когда закончить обслуживание гостей.

53. Пригласите фотографа.

Несмотря на то, что вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки почетных гостей вашего стенда или званного приема, чтобы потом использовать их в публикациях, в том числе в вашем фирменном журнале.

54. Приготовьте итоговое сообщение для прессы.

Фотографии и отзывы ваших посетителей можно поместить через ваши контакты в коммерческих или ваших фирменных изданиях. Комментарии по итогам выставки должны содержать данные о заказах, которые вы получили, об объеме заключенных вами сделок.

55. Проверьте стенд перед открытием.

Если ваша работа была хорошо спланирована, последняя проверка покажет, что все сделано, как надо. Какие-либо изменения вносить уже поздно.

56. Организуйте прием посетителей.

Организуйте приемы для посетителей в день открытия или если необходимо в день закрытия выставки.

57. Проверяйте стенд ежедневно.

Следите за наличием всех материалов, включая литературу, а также за тем, чтобы действующие модели, слайд-проектор, видеомагнитофон работали все время.

58. Каждый день продвигайтесь к цели.

Ежедневно вы должны выполнять намеченные планы. Каждый день может принести какие-то неожиданности. Может потребоваться дополнительны персонал. В конце каждого дня проводите короткие совещания. Как работали? Сколько новых имен и адресов получили? Сколько продукции продали?

59. Организуйте демонтаж стенда и отправку выставочных экспонатов.

Когда выставка заканчивается, возникает желание побыстрее уехать. Не торопитесь. Нужно сделать еще многое: организовать транспорт и убрать экспонаты. Возможно, они понадобятся для работы вашим зарубежным агентам, поэтому позаботьтесь, чтобы все было разобрано и тщательно упаковано.

60. Подведите итоги.

Возвратившись домой, составьте подробный отчет. Стоило ли дело затраченных усилий? Проверьте счета. И не забудьте оформить заявку на участие в выставке на следующий год!

Правильность изложенных подходов к проведению выставок подтверждается и мнениями американских специалистов выставочного бизнеса, которые также считают, что предвыставочный и послевыставочный маргетинг не менее важны, чем сама выставка. Задача предвыставочного этапа состоит в том, чтобы заставить прийти на выставку как можно больше потенциальных покупателей вашего товара. Тогда вы, может быть, превзойдете заветную цифру 45, которую крупнейший американский консультант выставочного бизнеса С. Миллер называет законом торговой выставки (автор закона он сам). Действительно, если ваша экспозиция работает 30 часов в течение 4 дней, а физически вы в состоянии вступить в контакт с 12 посетителями в час, то всего вы можете обработать 360 человек. Серьезных покупателей, не зевак, из них бывает от силы 25%, однако среди этих последних покупатели именно вашей продукции составляют в лучшем случае половину, т.е. 45 человек. Это и есть нижний максимум контрактов, который дает неподготовительное участие в выставке, сколь бы грандиозной она не была. Верхний предел, как легко догадаться, - 360 контрактов, но чтобы приблизиться к нему, нужно много и умело потрудиться.

Изощренность американцев здесь не знает границ. Миллер приводит пример из жизни маленькой калифорнийской компании по производству игрушек. Она решила поучаствовать в нью-йоркской выставке, на которой ожидалось 30 тысяч посетителей, но так же 1500 конкурентных фирм. Чтобы привлечь внимание потенциальных клиентов, компания провела широкую маркетинговую работу по приглашению целевой аудитории и назначению встреч на выставке. З десять недель до открытия каждый потенциальный клиент получил от имени президента компании первое письмо – с приглашением посетить мероприятие. Второе письмо содержало план выставки с указанием точного местоположения стенда компании. Наконец, с третьим письмом клиенты получили подарок, который должен был облегчить их ходьбу по выставке – пару обувных стелек с логотипом компании. Теперь, всякий раз, надевая и снимая ботинки клиент видел логотип фирмы по производству игрушек. А за две недели до открытия выставки каждому обладателю стелек позвонил лично президент и менеджер компании. В результате, пишет Миллер, явились более 30% потенциальных покупателей – вдвое больше случайного максимума. Столь же изобретательно и тщательно отрабатываются послевыставочные моменты: из каждого контакта выжимается все возможное, хотя бы продолжение знакомства. Только тогда будут положительные итоги.

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Выводом этой работы может быть то, что выставочный и туристский бизнес очень тесно связанны друг с другом. Изложенные выше некоторые аспекты выставочной деятельности подчеркивают, что у туристского и выставочного бизнеса есть одна общая черта – необходимость привлечения потенциального покупателя товара, услуг и оформления соответствующей сделки. В значительной мере от умения работать с клиентом, удовлетворить его запросы зависит успех в этих сферах деятельности.

Участие в специализированных выставках является одним из видов продвижения туристского продукта. Основная цель выставочной деятельности – с одной стороны, помочь потребителю и фирмам – продавцам услуг сориентироваться в огромном количестве туристских предложений, а с другой стороны, помочь туроператору найти партнеров по сбыту в других странах и регионах, способных качественно и количественно удовлетворить требования туроператора по продажам.

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ.

1.      Ильина Е.Н., Туроперейтинг: организация деятельности. Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2003г.

2.      Туризм и гостиничное хозяйство. Учебник. – Под ред. засл. работника высшей школы, проф., д.э.н. Чудновского А.Д., изд. 2-е перераб. и доп. – М.: ЮРКНИГА, 2003г.

3.      Туризм: нормативные акты. Сост. Волошин Н.И. – М.: Финансы и статистика, 1998г.

4.      Квартальнов В.А., Зорин И.В., Толковый словарь туристских терминов. Туризм. Туристская индустрия. Туристский бизнес. – М.: изд. Афины, 1994г.

5.      Биржаков М.Б., Введение в туризм. – М.; СПб.: Невский фонд, Олбис, 1999г.

6.      Квартальнов В.А., Туризм: теория и практика. М.: Финансы и статистика, 2000 г.

7.      Управление туристской организацией. Учеб./под ред. проф. А.Г. Поршнева. М.; ИНФРА-М, 1999.

8.      Айгистова О.В., Введение в бизнес туроперейтинга: учеб.-метод. Пособие. М.; 1996г.

9.      Герчикова И.Н., Менеджмент: учебник, М.: ЮНИТИ, 2000.

10. Сенин В.С., Организация международного туризма. – М.: Финансы и статистика, 1999г.

ПРИЛОЖЕНИЕ№1.

КРУПНЕЙШИЕ ВЫСТАВОЧНЫЕ ТЕРРИТОРИИ МИРА.

ПРИЛОЖЕНИЕ№2

КРУПНЕЙШИЕ ВЫСТАВОЧНЫЕ ТЕРРИТОРИИ РОССИИ.

Страницы: 1, 2, 3